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Auftragsverwaltung
/ Warenwirtschaft In der
Auftragsverwaltung geht es hauptsächlich darum, das Rechnungsausgangs- und
-Eingangsbuch zu löschen und den Rechnungsjahreszähler im Kundenstamm zurückzusetzen
(der Rechnungsjahreszähler zählt die Rechnungen für jeden Kunden und kann auf
den Formularen angedruckt werden, um den Kunden einen Kontrollmechanismus für
Eingangsrechnungen zu bieten). Für diese Aufgabe steht ein Sonderprogramm zur
Verfügung. Wählen Sie hierzu den Menüweg Auftragsverwaltung à
Menü Sonderprogramme à
Jahresabschluss Auftragssystem. Da dieses
Programm die Speicher der Rechnungsbücher verschiebt, sollten Sie das Programm
mit der root - Berechtigung ausführen. Nach dem Programmlauf stehen das
Rechnungseingangs- und Ausgangsbuch auf DM/€ 0.00 und alle Rechnungsjahreszähler
beginnen wieder bei 1. Für die
Statistiken ist kein Jahresabschluss erforderlich, da die Daten hier sowieso
nach Perioden getrennt gesammelt werden. Die verschiedenen Belegnummern, wie Lieferschein-Nummer, Rechnungs-Nummer usw. dürfen nicht geändert werden ! – Das Programmsystem geht von der Annahme aus, das bestimmte Belegnummern eindeutig sind und arbeitet nicht mehr zuverlässig, wenn Sie beispielsweise durch Rücksetzen Ihrer Belegnummernkreise bereits vergebene Nummern erneut ins Spiel bringen. Sollte im Einzelfall ein Nummernkreis erschöpft sein, nehmen Sie bitte unbedingt mit Ihrem Systembetreuer Kontakt auf, bevor Sie versuchen, Belegnummern im Firmenstamm zu ändern. Finanzbuchhaltung In der FiBu gibt
es keinen besonderen Jahresabschluss – der Monatsabschluss erkennt automatisch
das Jahresende (soweit Ihr Wirtschaftsjahr nicht vom Kalenderjahr abweicht) und
führt dann einen modifizierten Monatsabschluss durch: ·
im Sachkontenbereich
werden keine Salden nach Januar übertragen ·
alle Personenkonten
erhalten einen Saldenübertrag wie sonst auch. Im
Sachkontenbereich müssen alle Geldkonten, Anlagekonten sowie die Sammelkonten für
Forderungen und Verbindlichkeiten manuell eröffnet werden. Sie können diese
EB-Buchungen von der Maschine erstellen lassen, sofern die betroffenen Konten im
Sachkontenstamm entsprechend gekennzeichnet sind. Dieses Verfahren hat den
Vorteil, das es nachträgliche Korrekturen im alten Jahr berücksichtigt und bei
einem erneuten Lauf nur noch die Buchungen bildet, die durch die Korrekturen
notwendig wurden. Um das Verfahren
zu nutzen, muss zunächst jedes Konto, das eröffnet werden soll, im
Sachkontenstamm im Feld „EB-Buchung bilden“ mit einem „J“ gekennzeichnet
werden. Im Menü
„Buchungsarbeiten“ wird dann mit der Auswahl „Eröffnungsbuchungen
bilden“ ein Programm gestartet, das wahlweise nur eine Kontroll-Liste oder zusätzlich
auch eine Schnittstellen-Datei mit den Eröffnungsbuchungen erzeugt. Diese Datei
wird dann wie gewohnt mit dem Punkt „Datenübernahme FIBUIN.DAT“ in die
Stapeldatei übernommen und kann anschließend gebucht werden. Bitte beachten
Sie, dass Eröffnungsbuchungen stets in die Periode 01 übernommen werden, um
eine Wiederholung und eine Erkennung der Korrekturbuchungen zu gewährleisten. Allgemein
empfiehlt sich zum Jahresabschluss folgende Vorgehensweise: ·
schließen Sie das alte
Jahr möglichst zügig ab, um alle Personenkonten in das neue Jahr zu übertragen · bilden Sie die Eröffnungsbuchungen mit dem vorgesehenen Programm. Das stellt sicher, dass Sie später, wenn alle Abschlussarbeiten im alten Jahr fertiggestellt sind, automatisch die dann noch fehlenden Eröffnungskorrekturen generieren können.
Lohn & Gehalt Im Bereich der
Lohnabrechnung werden am Jahresende verschiedene Drucklisten erstellt, um den
gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Sie können mit der Erstellung warten,
bis Sie die aktuelle Software mit dem Stand des neuen Jahres Anfang Januar erhalten haben, da
alle aufgeführten Listen auch nach dem Update erstellt werden können (für die
LSt-Karten-Bescheinigungen und die SV-Jahresmeldungen müssen Sie den Update
abwarten): ·
Erstellen Sie das
Jahreslohnkonto und die Personalstammdaten – Liste. Sie können wählen, ob
Sie diese Daten auf einer Liste oder getrennt erstellen möchten. ·
Drucken Sie die
Lohn-Firmenstammdaten (hierbei werden auch die Daten der Krankenkassen
gedruckt). ·
Erstellen Sie eine Liste
der Lohnarten-Stammdaten. ·
Erstellen Sie die
Spendedatei für die Lohnsteuerbescheinigungen, die das WYM Telemodul dann an
die Finanzverwaltung überträgt. Im Programm SV-Jahresmeldungen erstellen
finden Sie einen Punkt, mit dem Sie eine Meldeliste zur Eingabe in SV-Net
erzeugen.. Alle Programme
finden Sie über den Menüweg Lohn/Gehaltsabrechnung à
Drucklisten erstellen (Stammdaten-Bereich). Für das neue
Kalenderjahr werden dann die Jahresarbeits-Kalender gebildet. Hierzu wählen Sie
das Programm Lohn/Gehaltsabrechnung à
Stammdatenpflege à
Jahresarbeitskalender und
bilden für jede vorhandene Arbeitsgruppe einen neuen Kalendereintrag. Vergessen
Sie bitte hierbei nicht, die ausgewiesenen Feiertage zu kontrollieren und ggf.
auf Ihre örtlichen Verhältnisse anzupassen. |
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